পেশাদার কোটেশন তৈরির নিয়ম: কী থাকবে, কোন ভুল এড়াবেন

কোটেশন প্রায়ই গ্রাহকের হাতে যাওয়া আপনার প্রথম লিখিত ছাপ। কাজ যত ভালোই হোক, এলোমেলো, ভুল অঙ্কের বা অসম্পূর্ণ কোটেশন গ্রাহকের মনে সন্দেহ তৈরি করে। উল্টো দিকে, পরিষ্কার ও গোছানো কোটেশন বলে দেয় যে আপনার কাজও গোছানো হবে। এই লেখায় দেখব কীভাবে সেটা নিয়মিতভাবে করা যায়।

একটি কোটেশনে কী কী থাকতেই হবে

ছোট বা বড়, যে কোনো কোটেশনে নিচের জিনিসগুলো থাকা দরকার:

• আপনার কোম্পানির নাম, লোগো ও যোগাযোগের তথ্য
• গ্রাহকের নাম ও কোটেশনের তারিখ এবং একটি ক্রমিক নম্বর
• পণ্য বা সেবার স্পষ্ট বিবরণ, পরিমাণ ও একক দাম
• ছাড় থাকলে তা আলাদা করে দেখানো
• ভ্যাটসহ মোট অঙ্ক
• কোটেশনের মেয়াদ, পরিশোধ ও ডেলিভারির শর্ত
• অনুমোদনের জন্য স্বাক্ষরের জায়গা

একই টেমপ্লেট, একই পরিচয়

যদি প্রতিটি কোটেশন নতুন করে ওয়ার্ড ফাইলে বানাতে হয়, তাহলে একেক জনের হাতে একেক রকম চেহারা তৈরি হবেই। ভালো পদ্ধতি হলো একটি টেমপ্লেট ঠিক করে সবাই সেটাই ব্যবহার করা। লোগো, ফন্ট, পণ্যের ছবি, ছাড়ের কলাম, মোট অঙ্কের অংশ ও স্বাক্ষর যেখানে থাকবে তা একবার সাজিয়ে রাখলে কোটেশন দেখে সহজেই বোঝা যাবে এটা আপনার কোম্পানির। FieldCo CRM-এ টেমপ্লেট টেনে এনে সাজানো যায়, ফলে ডিজাইনের জন্য আলাদা কারও সাহায্য লাগে না।

ক্যাটালগ থেকে দাম ও ভ্যাট নির্ভুল রাখুন

কোটেশনের সবচেয়ে বেশি ঘটা ভুল হলো পুরোনো দাম বা ভুল ভ্যাট বসানো। কারণ সাধারণত একটাই: দাম হাতে লিখে বা পুরোনো ফাইল থেকে কপি করে বসানো হয়। সমাধান হলো একটি কেন্দ্রীয় পণ্য ক্যাটালগ রাখা, যেখানে প্রতিটি পণ্যের দাম ও ভ্যাট একবারই বসানো থাকে। কোটেশন বানানোর সময় সেখান থেকে বেছে নিলে একই দাম ও ভ্যাট সরাসরি কোটেশনে চলে আসে। FieldCo CRM-এর ক্যাটালগে ব্র্যান্ড, ডিভাইস, ছবি ও নিজের যোগ করা ফিল্ড রাখা যায়, আর দাম ও ভ্যাট কোটেশনে বহন করা হয়।

সংশোধন ও সংস্করণ: পুরোনো কোনটা ছিল, মনে রাখুন

গ্রাহক প্রায়ই বলেন, আরেকটু ছাড় দিন বা পরিমাণটা বদলান। তখন পুরোনো ফাইলের উপরেই বদল করলে আগে কী পাঠিয়েছিলেন তার হিসাব হারিয়ে যায়। প্রতিবার নতুন সংশোধন হিসেবে সংরক্ষণ করুন এবং আগের সংস্করণ রেখে দিন। FieldCo CRM-এ পাঠানো কোটেশনের সংশোধনগুলো সংরক্ষিত থাকে এবং প্রতিটি সংস্করণ থাকে, ফলে গ্রাহক যদি বলেন প্রথমবার অন্য দাম বলা হয়েছিল, আপনি প্রমাণসহ উত্তর দিতে পারবেন।

কোটেশন পাঠানোর পর ফলো-আপের সময়

কোটেশন পাঠিয়ে চুপ করে থাকা মানে সুযোগ ছেড়ে দেওয়া। একটি সহজ নিয়ম হতে পারে: পাঠানোর পর এক-দুই দিনের মধ্যে নিশ্চিত করুন যে পৌঁছেছে এবং কোনো প্রশ্ন আছে কি না, এরপর মেয়াদ শেষের আগে আরেকবার যোগাযোগ করুন। ফলো-আপের তারিখ আগেই অ্যাক্টিভিটি হিসেবে বসিয়ে রাখলে ভুলে যাওয়ার ঝুঁকি থাকে না।

সচরাচর ভুলগুলো

• ভ্যাট ধরা আছে কি না তা স্পষ্ট না করা
• কোটেশনের মেয়াদ না লেখা
• একই কোটেশনের একাধিক অসংগঠিত ফাইল ঘুরে বেড়ানো
• গ্রাহকের নাম বা পদবির বানান ভুল
• বিবরণ এতটা সংক্ষিপ্ত যে গ্রাহক কী পাচ্ছেন বোঝা যায় না
• ফলো-আপের কোনো নির্দিষ্ট দিন না রাখা

ছোট একটি কোটেশন চেকলিস্ট

পাঠানোর আগে চারটি জিনিস দেখে নিন: গ্রাহকের নাম ও তথ্য ঠিক আছে কি না, প্রতিটি পণ্যের পরিমাণ ও দাম ক্যাটালগের সঙ্গে মিলছে কি না, ছাড় ও ভ্যাটসহ মোট অঙ্ক সঠিক কি না, আর মেয়াদ ও শর্ত লেখা আছে কি না। এই চার ধাপ মিলে এক মিনিটও লাগে না, অথচ অনেক বিব্রতকর পরিস্থিতি এড়ানো যায়। যে টিম এটিকে অভ্যাস করে নেয়, তাদের কোটেশন নিয়ে পরে গ্রাহকের সঙ্গে বিতর্ক কমে আসে।

নিজে একটি কোটেশন বানিয়ে দেখুন

FieldCo CRM-এর ১৫ দিনের বিনামূল্যের ট্রায়ালে ক্রেডিট কার্ড ছাড়াই আপনি টেমপ্লেট সাজিয়ে নমুনা ক্যাটালগ থেকে প্রথম পিডিএফ কোটেশন বানাতে পারবেন। পছন্দ না হলে নমুনা ডেটা মুছে দেওয়ার বোতাম আছে, যা আপনার নিজের রেকর্ড কখনো মোছে না।