১৫ দিনের CRM ট্রায়ালের সর্বোচ্চ ব্যবহার: ধাপে ধাপে গাইড

ফ্রি ট্রায়াল সাধারণত শেষ হয় এভাবে: প্রথম দিন কৌতূহলে কয়েকটা বোতাম চাপা, তারপর কাজের চাপে ভুলে যাওয়া, আর শেষ দিনে মনে পড়া যে সময় ফুরিয়েছে। পনেরো দিন কম সময় নয়, তবে একটি ছোট পরিকল্পনা না থাকলে সহজেই নষ্ট হয়। নিচের চেকলিস্ট ধরে এগোলে ট্রায়ালের শেষে আপনি আত্মবিশ্বাসের সঙ্গে হ্যাঁ বা না বলতে পারবেন।

প্রথম থেকে তৃতীয় দিন: নমুনা ডেটা ঘুরে দেখুন

FieldCo CRM-এ ট্রায়াল শুরু করলেই আপনার সেক্টরের নমুনা ডেটা নিজে থেকে লোড হয়ে যায়। সফটওয়্যার, খুচরা, উৎপাদন, স্বাস্থ্যসেবা, অর্থ, রিয়েল এস্টেট, শিক্ষা, পরামর্শ, নির্মাণ ও অটোমোটিভ, এই দশটি খাতের জন্য ডেটা আছে। প্রথম তিন দিনে এগুলো ব্যবহার করে বুঝে নিন কোথায় কী আছে:

• একটি গ্রাহক কার্ড খুলে যোগাযোগ ও আগের কথোপকথন দেখুন
• কানবান বোর্ডে কয়েকটি কার্ড টেনে এক কলাম থেকে আরেক কলামে নিন
• পণ্য ক্যাটালগ ও একটি নমুনা কোটেশন দেখুন
• ক্যালেন্ডার ও অ্যাক্টিভিটির পাতা ঘুরে আসুন

চতুর্থ থেকে সপ্তম দিন: নিজের আসল তথ্য যোগ করুন

নমুনা দিয়ে খেলা ভালো, কিন্তু সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য আপনার নিজের তথ্য দরকার। দশ থেকে বিশজন আসল গ্রাহক বা লিড যোগ করুন। যেসব বাড়তি তথ্য আপনার ব্যবসার জন্য জরুরি, যেমন সাইটের ধরন বা চুক্তির মেয়াদ, সেগুলোর জন্য নিজের ফিল্ড তৈরি করুন। এরপর আপনার বর্তমান বিক্রির ধাপগুলো দিয়ে বোর্ড সাজান এবং চলমান কয়েকটি আসল সুযোগ কার্ড হিসেবে তুলে আনুন।

অষ্টম থেকে দশম দিন: প্রথম কোটেশন বানান

কয়েকটি আসল পণ্য ক্যাটালগে যোগ করুন, দাম ও ভ্যাট বসিয়ে। তারপর কোটেশন টেমপ্লেট নিজের লোগো ও পছন্দের বিন্যাসে সাজান। এক আসল গ্রাহকের জন্য পিডিএফ কোটেশন বানিয়ে দেখুন, মোট অঙ্ক ঠিক আসছে কি না, চেহারা আপনার কোম্পানির মতো লাগছে কি না। একটি সংশোধিত সংস্করণও বানিয়ে দেখুন যে আগের সংস্করণ থেকে যাচ্ছে কি না।

একাদশ থেকে ত্রয়োদশ দিন: টিমকে যুক্ত করুন

একা পরীক্ষা করলে অর্ধেক ছবি দেখা হয়। দুই-তিনজন সহকর্মীকে আমন্ত্রণ জানান, বিশেষ করে যাঁরা মাঠে বেশি কাজ করেন। তাঁদের ভূমিকা ঠিক করুন এবং অনুমতির ছকে দেখুন কে কোন মডিউলে কী দেখতে বা বদলাতে পারবেন। সবাইকে তাঁদের পছন্দের ভাষায় কাজ করতে বলুন। যদি আপনার প্যাকেজে সুযোগ থাকে, Google Calendar সংযুক্ত করুন এবং সকালের সারসংক্ষেপ ইমেইল দেখুন।

নমুনা ডেটা নিরাপদে মুছে ফেলা

আসল ডেটা বেশি হয়ে গেলে নমুনা ডেটা চোখে পড়তে শুরু করে। তখন নমুনা মুছে ফেলার বোতাম ব্যবহার করুন। এই বোতাম শুধু নমুনা রেকর্ড মোছে, আপনার নিজে যোগ করা কোনো রেকর্ড কখনো মোছে না। তবু মোছার আগে একবার দেখে নিন যে আপনার দরকারি কিছু নমুনার সঙ্গে গুলিয়ে নেই।

ট্রায়ালে যা মাপবেন

ট্রায়ালের সময় কেবল সুবিধার তালিকা মিলিয়ে দেখলে হবে না, নিজের কাজের গতিও মাপুন। প্রথম কোটেশন বানাতে কত মিনিট লাগল? গ্রাহকের পুরোনো কথোপকথন খুঁজে পেতে কত সময় গেল? সহকর্মীরা কতবার নিজে থেকে সিস্টেম খুলেছেন? এই সংখ্যাগুলো একটি খাতায় টুকে রাখুন। ট্রায়ালের শেষে আপনার সামনে থাকবে অনুভূতি নয়, নিজের অভিজ্ঞতার ভিত্তিতে তৈরি পরিষ্কার তুলনা।

চতুর্দশ ও পঞ্চদশ দিন: মূল্যায়ন করে সিদ্ধান্ত নিন

শেষ দুই দিনে ফিরে তাকান এবং নিজেকে কয়েকটি প্রশ্ন করুন: সহকর্মীরা কি নিজে থেকে ব্যবহার করেছেন? কোটেশন বানাতে আগের চেয়ে কম সময় লেগেছে? কোনো ফলো-আপ কি হাত ফসকে গেছে, নাকি সিস্টেম মনে করিয়ে দিয়েছে? এরপর আপনার টিমের আকার দেখে প্যাকেজ বেছে নিন: Starter তিনজন ব্যবহারকারীর জন্য, Professional দশজনের জন্য এবং সঙ্গে Google Calendar সিঙ্ক ও টিমের পরিসংখ্যান, আর Enterprise-এ ব্যবহারকারীর সংখ্যার সীমা নেই। কোনো প্রশ্ন থাকলে অ্যাপের ভেতরের সাপোর্ট ব্যবহার করুন।

আজই শুরু করুন

ক্রেডিট কার্ড ছাড়াই ১৫ দিনের বিনামূল্যের ট্রায়াল শুরু করা যায়, আর নমুনা ডেটা প্রস্তুত থাকে। ওপরের তালিকাটি পাশে রেখে এগোলে ট্রায়ালের শেষে সিদ্ধান্ত নেওয়ার মতো যথেষ্ট অভিজ্ঞতা আপনার হাতে থাকবে।