কানবান বোর্ডে সেলস পাইপলাইন: ৫টি ব্যবহারিক নিয়ম
পরিষ্কার ধাপ, কার্ড প্রতি একটি পরবর্তী পদক্ষেপ ও হারানোর কারণ লেখা, কানবান বোর্ডে বিক্রি সামলানোর পাঁচটি সহজ নিয়ম।
FieldCo CRM টিম · প্রকাশিত: · পড়তে 3 মিনিট
একটি বিক্রির সুযোগ প্রথম ফোন থেকে চুক্তি পর্যন্ত পৌঁছাতে অনেকগুলো ধাপ পেরোয়। এই সব সুযোগ মাথায় বা শিটের লম্বা তালিকায় রাখলে কোনটা কোথায় আছে, তা দ্রুত ঝাপসা হয়ে যায়। কানবান বোর্ড এই সমস্যার একটি দৃশ্যমান সমাধান: প্রতিটি সুযোগ একটি কার্ড, প্রতিটি ধাপ একটি কলাম, আর কার্ড এগোলে আপনি কেবল টেনে পরের কলামে ছেড়ে দেন।
কানবান বোর্ড কেন সেলসে ভালো কাজ করে
বোর্ডের সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো এক নজরে পুরো ছবি দেখা। কোন কলামে ভিড় জমেছে, কোথায় কার্ড আটকে আছে, তা বুঝতে কোনো রিপোর্ট খুলতে হয় না। নিচের পাঁচটি নিয়ম মানলে বোর্ড শুধু সাজানো থাকবে না, সত্যিই বিক্রি বাড়াতে সাহায্য করবে।
নিয়ম ১: ধাপগুলো পরিষ্কার ও সংক্ষিপ্ত রাখুন
ধাপের নাম এমন হোক যে নতুন সহকর্মীও বুঝবেন কার্ডটি কোথায় যাবে। যেমন: নতুন লিড, প্রথম যোগাযোগ, সাইট ভিজিট, কোটেশন পাঠানো হয়েছে, আলোচনা, জেতা বা হারা। পাঁচ থেকে সাতটি ধাপই যথেষ্ট। ধাপ বেশি হলে কার্ড কোথায় রাখবেন তা নিয়ে দ্বিধা তৈরি হয়। প্রতিটি ধাপে ঢোকার একটি স্পষ্ট শর্তও ঠিক করে নিন, যেমন কোটেশন সত্যিই পাঠানো হলে তবেই কার্ড সেই কলামে যাবে।
নিয়ম ২: প্রতিটি কার্ডে একটি পরবর্তী পদক্ষেপ রাখুন
যে কার্ডে লেখা নেই এরপর কী হবে, সেই কার্ডই সবচেয়ে বেশি হারিয়ে যায়। প্রতিটি কার্ডের সঙ্গে একটি নির্দিষ্ট কাজ ও তারিখ জুড়ে দিন, যেমন বৃহস্পতিবার সাইট ভিজিট বা পরশু কোটেশন নিয়ে ফোন। এতে সকালে কাজ শুরু করার সময় কী করতে হবে, তা নিয়ে ভাবতে হয় না।
নিয়ম ৩: একসঙ্গে চলমান কাজের সংখ্যা সীমিত করুন
ধরুন একজন প্রতিনিধির হাতে চল্লিশটি খোলা সুযোগ। তিনি সম্ভবত প্রতিটিকে অল্প অল্প সময় দিচ্ছেন, ফলে কোনোটাই এগোচ্ছে না। প্রতিটি কলাম বা প্রতিটি মানুষের জন্য একটি যুক্তিসঙ্গত সীমা ঠিক করুন। সীমা পূর্ণ হলে আগে পুরোনো কার্ড নিষ্পত্তি করুন, তারপর নতুন নিন। আগে শেষ করা, পরে শুরু করা, এটাই এখানে মূলমন্ত্র।
নিয়ম ৪: প্রতি সপ্তাহে আটকে থাকা কার্ড দেখুন
সপ্তাহে একবার পনেরো মিনিট আলাদা করে বোর্ড ঘুরে দেখুন। যে কার্ড অনেক দিন একই কলামে পড়ে আছে, তার জন্য তিনটির একটি সিদ্ধান্ত নিন: আবার যোগাযোগ করুন, পরের ধাপে পাঠান, অথবা হারা হিসেবে বন্ধ করুন। FieldCo CRM-এর বোর্ডে কার্ডের ইতিহাস টাইমলাইনে দেখা যায়, তাই কার্ড কবে কোন ধাপে ঢুকেছিল তা সহজেই বোঝা যায়।
নিয়ম ৫: কেন হারালেন, তা লিখে রাখুন
হারানো ডিল থেকেই সবচেয়ে বেশি শেখা যায়, যদি কারণটা লেখা থাকে। দাম বেশি ছিল, সময়মতো উত্তর দিতে পারিনি, প্রতিযোগী আগে পৌঁছেছে, বাজেট বাতিল হয়েছে, এমন কয়েকটি কারণের তালিকা রাখুন এবং প্রতিটি হারা কার্ডে একটি বেছে নিন। কয়েক মাস পরে দেখবেন একই কারণ বারবার আসছে, আর সেখান থেকেই বোঝা যাবে কোথায় উন্নতি দরকার।
প্রথম সপ্তাহে কীভাবে শুরু করবেন
একদিনে সব সুযোগ বোর্ডে তোলার চেষ্টা করবেন না। প্রথমে শুধু সেই সুযোগগুলো তুলুন যেগুলো এই মাসে বন্ধ হতে পারে। ধাপের নামগুলো টিমের সবাইকে নিয়ে ঠিক করুন, কারণ যে নিয়ম সবাই মিলে বানায়, সবাই তা মেনে চলে। প্রথম সপ্তাহের শেষে একটি ছোট বৈঠকে দেখুন কোন ধাপে কার্ড বেশি জমছে, তারপর প্রয়োজনে ধাপ বদলে নিন। বোর্ড সময়ের সঙ্গে আপনার কাজের ধরনের মতো করে গড়ে ওঠে।
FieldCo CRM-এ এটা কেমন দেখায়
FieldCo CRM-এ প্রকল্প ও সুযোগ কানবান বোর্ডে থাকে। কার্ড টেনে এক কলাম থেকে আরেক কলামে নেওয়া যায়, কলামের রং স্বয়ংক্রিয়ভাবে বদলায়, আর প্রতিটি কার্ডের ইতিহাস টাইমলাইনে সংরক্ষিত থাকে। কার্ড থেকেই গ্রাহকের কার্ডে যাওয়া যায়, সেখানে যোগাযোগের মানুষ ও আগের কথোপকথন পাবেন। পাশাপাশি অ্যাক্টিভিটি ও ক্যালেন্ডারে পরবর্তী পদক্ষেপের সময় বসিয়ে রাখলে সকালের ইমেইলে সেদিনের কাজ চলে আসে।
নিজের পাইপলাইন সাজিয়ে দেখুন
আপনার নিজের পাইপলাইন সাজিয়ে দেখতে চাইলে বিনামূল্যের ১৫ দিনের ট্রায়াল শুরু করতে পারেন। ক্রেডিট কার্ড লাগে না, আর নমুনা ডেটা দেখে প্রথম দিনেই বোর্ডের ধারণা পেয়ে যাবেন।