Воронка продаж на канбан-доске: 5 практичных правил

Канбан-доска хороша тем, что вся воронка видна одним взглядом: какие сделки только появились, какие ждут ответа, какие близки к закрытию. Но доска сама по себе порядок не создаёт. Если карточки висят месяцами, а этапы никто не понимает, она превращается в красивую свалку. Ниже пять правил, которые помогают превратить канбан в рабочий инструмент управления продажами.

Правило 1. Чётко определите этапы

Каждый этап должен отвечать на вопрос: что произошло, чтобы сделка оказалась здесь? Не называйте колонки расплывчато вроде «в процессе». Лучше так: «Первый контакт», «Выезд и замеры», «Предложение отправлено», «Согласование», «Выиграно», «Потеряно».

Хороший признак: два разных менеджера, глядя на одну и ту же сделку, поставят её в одну и ту же колонку. Если нет, этапы нужно уточнить. Не делайте их слишком много: пять-семь колонок обычно достаточно для небольшой команды.

Правило 2. У каждой карточки один следующий шаг

Карточка без следующего действия — это сделка, которая тихо умирает. Для каждой должно быть записано: что делаем, когда и кто отвечает. Например, «позвонить во вторник и уточнить решение по смете». В FieldCo CRM следующий шаг удобно оформить как активность в календаре, тогда о нём напомнит утреннее письмо со сводкой дня.

Правило 3. Ограничьте количество сделок в работе

Когда у менеджера в работе сорок сделок одновременно, внимание размазывается, и каждой клиент получает меньше. Договоритесь о разумном лимите на колонку или на человека. Если колонка «Согласование» переполнена, не добавляйте новые сделки, пока не разберётесь со старыми. Это дисциплинирует и помогает быстрее закрывать то, что уже начато.

Правило 4. Раз в неделю разбирайте зависшие карточки

Выберите фиксированное время, например пятничные пятнадцать минут, и пройдитесь по доске. Для каждой сделки, где давно ничего не менялось, примите одно из решений:

• назначить конкретный следующий шаг;
• передать сделку коллеге, у которого больше времени;
• честно закрыть как потерянную.

Лучше потерять сделку осознанно, чем держать её на доске для красоты. Тогда прогноз продаж становится реалистичным.

Правило 5. Записывайте причины потерь

Проигранные сделки — самый дешёвый источник знаний о рынке. Если закрывая карточку, вы указываете причину (цена, сроки, выбрали другого поставщика, клиент отложил проект), через пару месяцев у вас появится честная картина. Представьте команду, которая заметила, что большая часть потерь связана со сроками ответа на запрос. Решение становится очевидным: ускорить подготовку предложения.

Как это выглядит в FieldCo CRM

Проекты и возможности в FieldCo CRM отображаются на канбан-доске. Карточки перетаскиваются между колонками мышью, цвета колонок задаются автоматически, а у каждой сделки есть история изменений в виде временной шкалы: видно, когда она переходила с этапа на этап. К карточке привязаны клиент, контакты и предложения, поэтому не нужно искать информацию в других местах.

Полезно также договориться, что значит «готово» для каждой колонки. Например, в колонку «Предложение отправлено» карточка попадает только тогда, когда в ней есть актуальная версия документа и записана дата отправки. Такая договорённость занимает пять минут, но избавляет от бесконечных споров о том, на каком этапе на самом деле находится сделка.

Не забывайте и о тех, кто смотрит на доску со стороны. Руководителю она помогает увидеть узкие места: если большинство карточек застряло на согласовании, проблема не в количестве лидов, а в том, как проходит этот этап. Командам это даёт общий язык для короткой планёрки: вместо пересказа каждой сделки достаточно пройтись по колонкам справа налево, от ближайших к закрытию к самым свежим.

Начните с примера

Проще всего почувствовать канбан на готовых данных. В 15-дневном пробном периоде FieldCo CRM, который не требует банковской карты, вы сразу получите доску с примерами сделок вашей отрасли и сможете перетаскивать карточки, пробуя правила на практике.