جس گاہک کا فالو اپ نہ ہو وہ کھوئی ہوئی سیل ہے: بھولے ہوئے مواقع کیسے پکڑیں؟

آپ نے کسی گاہک سے اچھی ملاقات کی، کوٹیشن بھیجی اور جواب ملا کہ 'سوچ کر بتاتے ہیں'۔ پھر کام کی مصروفیت درمیان میں آ گئی۔ ایک مہینے بعد جب آپ کو وہ کوٹیشن یاد آئی تو ہو سکتا ہے گاہک کسی اور کمپنی سے معاملہ طے کر چکا ہو۔ تقریباً ہر سیلز ٹیم کے ساتھ یہ ہوتا ہے، اور وجہ عموماً نااہلی نہیں بلکہ نظام کی کمی ہوتی ہے۔

اچھی خبر یہ ہے کہ فالو اپ مہارت سے زیادہ ایک ترتیب کا نام ہے۔ درست عادتوں اور ایک سادہ ٹول کے ساتھ بھولے ہوئے زیادہ تر مواقع پکڑے جا سکتے ہیں۔

فالو اپ اتنی آسانی سے کیوں بھلا دیا جاتا ہے؟

انسانی ذہن ادھورے کام یاد رکھنے میں اچھا نہیں ہوتا۔ سیلز ٹیمیں بیک وقت درجنوں گاہکوں سے نمٹتی ہیں؛ ہر ایک کے مرحلے کو ذہن میں رکھنا ممکن نہیں۔ اوپر سے فالو اپ ایسا کام ہے جو فوری نہیں لگتا: آج نہ کیا جائے تو کچھ نہیں ہوتا، اسی لیے ہمیشہ ٹلتا رہتا ہے۔

1. ہر موقع پر تاریخ کے ساتھ اگلا قدم لکھیں

'کوٹیشن پر دوبارہ فون کرنا' ایک نیت ہے؛ 'جمعرات دو بجے کوٹیشن پر فون' ایک منصوبہ ہے۔ ہر ملاقات کے بعد گاہک کے لیے ایک ٹھوس قدم اور تاریخ طے کریں اور اسے سرگرمی کے طور پر درج کریں۔ یوں جب وہ دن آئے گا تو سسٹم آپ کو یاد دلا دے گا۔

2. صبح روزانہ کا خلاصہ حاصل کریں

دن کی سرگرمیاں صبح ایک ہی جگہ دیکھ لینے سے منصوبہ خود بخود بن جاتا ہے۔ روزانہ کی یاد دہانی والی ای میل ایک نظر میں بتا دیتی ہے کہ آج کن لوگوں کو فون کرنا ہے، کون سے وزٹ کرنے ہیں اور کن کوٹیشنز کی مدت ختم ہو رہی ہے۔ یوں دن کی شروعات کس چیز سے کرنی ہے، یہ سوچنا نہیں پڑتا۔

3. کوٹیشن دینے کے بعد فالو اپ کا ایک سلسلہ بنائیں

کوٹیشن بھیجتے ہی فالو اپ کا ایک شیڈول بنائیں: کوٹیشن پہنچنے کی تصدیق کا مختصر پیغام، چند دن بعد یہ پوچھنے کے لیے فون کہ کوئی سوال تو نہیں، اور کوٹیشن کی میعاد ختم ہونے سے پہلے آخری یاد دہانی۔ یہ تین رابطے اکثر ان کوٹیشنز میں جان ڈال دیتے ہیں جن کا جواب نہیں آتا۔

4. غیر فعال گاہکوں کی فہرست باقاعدگی سے نکالیں

اگر کسی گاہک سے مہینوں سے کوئی رابطہ نہیں ہوا تو غالباً تعلق ٹھنڈا پڑ چکا ہے۔ 'پچھلے 90 دن سے جن فعال گاہکوں سے رابطہ نہیں ہوا' کی فہرست ایک تیار فون لسٹ ہے: آپ کسی نئی پروڈکٹ کی اطلاع دے سکتے ہیں، تسلی کے بارے میں پوچھ سکتے ہیں یا تجدید کا وقت یاد دلا سکتے ہیں۔ اس فہرست کو مہینے میں ایک بار نکال کر ٹیم میں بانٹنا کم خرچ سیلز مہم ہے۔

5. ضائع ہونے والے مواقع سے سیکھیں

ہر ضائع شدہ کوٹیشن میں ایک سبق ہوتا ہے۔ گاہک پیچھے کیوں ہٹا؟ قیمت کی وجہ سے، وقت کی وجہ سے یا حریف کی وجہ سے؟ اسے نوٹ کر لینے سے چند مہینے بعد معلوم ہو جاتا ہے کہ کون سے اعتراضات بار بار آتے ہیں اور کس کے لیے آپ کو تیار رہنا چاہیے۔

6. فالو اپ کو شخص سے نہیں، نظام سے جوڑیں

اگر فالو اپ کی معلومات کسی ملازم کے ذہن یا ڈائری میں ہیں تو وہ چھٹی پر جائے یا نوکری چھوڑ دے تو ضائع ہو جاتی ہیں۔ ریکارڈ اور پچھلے نوٹس کا ایک مشترکہ نظام میں ہونا دوسرے شخص کو وہیں سے کام جاری رکھنے دیتا ہے جہاں آپ نے چھوڑا تھا۔

ایک سادہ ہفتہ وار معمول

1. پیر کی صبح: اس ہفتے کی سرگرمیاں اور زیرِ التوا کوٹیشنز دیکھیں۔
2. ہر ملاقات کے بعد: اگلا قدم اور اس کی تاریخ درج کریں۔
3. جمعے کی سہ پہر: تاخیر شدہ سرگرمیاں نمٹائیں اور تاخیر کی وجہ لکھیں۔
4. مہینے میں ایک بار: غیر فعال گاہکوں کی فہرست نکالیں اور فون کالز تقسیم کریں۔

FieldCo CRM میں سرگرمیاں ایجنڈا اور کیلنڈر میں نظر آتی ہیں، روزانہ یاد دہانی کی ای میل آتی ہے اور 'غیر فعال گاہک' رپورٹ ان گاہکوں کی فہرست بنا دیتی ہے جن سے ایک مقررہ مدت سے رابطہ نہیں ہوا۔ یوں فالو اپ ایک نیت کے بجائے ایک ترتیب بن جاتا ہے۔