Como escolher um CRM para pequena empresa: 8 perguntas essenciais
Há dezenas de CRMs no mercado e muitos são complexos demais para equipes pequenas. Veja oito perguntas para fazer a si mesmo e ao fornecedor antes de comprar.
Equipe FieldCo CRM · Publicado em: · 4 min de leitura
Escolher um CRM para uma pequena empresa é uma decisão que sai cara quando feita errado: a ferramenta errada ou fica sem uso ou atrasa a equipe. Além disso, a maioria das soluções do mercado foi pensada para grandes empresas e oferece telas e configurações demais para um time pequeno. A boa notícia é que, com as perguntas certas, a escolha fica bem mais simples.
As oito perguntas abaixo revelam muito mais do que a apresentação de um vendedor. Se você conseguir responder cada uma com clareza para a sua equipe, já está perto da ferramenta certa.
1. Minha equipe vai realmente usar?
O melhor CRM é aquele que a equipe abre todos os dias. A interface é simples? Quantos cliques são necessários para cadastrar um cliente? Alguém novo consegue começar a trabalhar em meia hora? Não teste isso na apresentação: entregue a ferramenta a alguém da sua equipe. Se os usuários não gostarem dela, os recursos mais avançados não servirão de nada.
2. Que problema ele resolve no meu dia a dia?
Comece listando seus problemas atuais: os dados dos clientes podem estar espalhados em vários arquivos, ninguém sabe em que etapa estão os orçamentos ou os retornos de ligação são esquecidos. Depois avalie cada ferramenta com base nessa lista. Cadastro de clientes, funil de vendas, orçamentos e registro de atividades atendem a maior parte das necessidades de uma equipe pequena; o resto pode vir depois.
3. Quanto tempo leva para começar a usar?
Um projeto de implantação de semanas não cabe no orçamento nem na paciência de uma pequena empresa. Dá para abrir a conta e já cadastrar clientes no mesmo dia? Ferramentas que trazem dados de exemplo para o seu setor e mostram o que fazer aumentam bastante o rendimento do primeiro dia.
4. Posso importar e exportar meus dados?
Os dados dos seus clientes são um patrimônio seu. Você deve conseguir importar clientes e produtos de uma planilha Excel ou de um arquivo CSV com facilidade e, se precisar, exportá-los também. Caso contrário, você fica preso à ferramenta. Na importação, recursos de segurança como o mapeamento de colunas e a possibilidade de desfazer uma importação errada trazem muita tranquilidade.
5. Ele cobre orçamentos e relatórios?
Vender não é só cadastrar clientes; preparar orçamentos e acompanhar os resultados também faz parte do trabalho. Dá para gerar orçamentos em PDF com a identidade da sua marca? Você consegue ver em um relatório mensal quais orçamentos foram aceitos e quais clientes sumiram? Essas duas capacidades transformam o CRM de uma agenda de contatos em uma ferramenta de gestão.
6. Ele fala o idioma da minha equipe e dos meus clientes?
Se na sua equipe há pessoas que falam idiomas diferentes ou se você vende para o exterior, o suporte a vários idiomas na interface e nos documentos é uma necessidade real. Poder ajustar moeda, data e formato de números por região também garante que orçamentos e relatórios sejam lidos corretamente.
7. O preço é transparente e acompanha o meu crescimento?
Taxas extras escondidas por usuário, contratos longos obrigatórios e planos pouco claros são um risco para pequenas empresas. Procure um plano inicial gratuito, planos claros que crescem passo a passo e vantagem no pagamento anual. Também deve existir um caminho para migrar de plano quando a equipe crescer.
8. Existe uma solução móvel para minha equipe de campo?
Se parte das suas vendas ou do seu atendimento acontece na casa ou na empresa do cliente, é muito útil consultar a agenda, ver dados do cliente e registrar uma nova atividade pelo celular. O aplicativo não precisa fazer tudo; precisa executar rapidamente as tarefas mais comuns no campo.
Um método simples para decidir
Dê uma nota de 1 a 5 para cada ferramenta candidata em cada uma das oito perguntas e conte em dobro as que mais importam para você. Mais do que as notas, observe a reação da equipe durante o teste: quem usou com vontade e quem evitou? Uma semana de uso real diz mais do que uma tabela de funcionalidades de mil páginas.
O FieldCo CRM foi pensado para responder a essas perguntas: interface simples, dados de exemplo para o seu setor, importação de Excel, orçamentos em PDF, relatórios, 11 idiomas e um plano inicial gratuito. Ainda assim, a decisão mais acertada é a que você toma testando com os seus próprios dados.
Perguntas frequentes
- Uma pequena empresa precisa de CRM?
- Sim, se o número de clientes já passou de uma mão cheia e as informações estão espalhadas em arquivos, cadernos e celulares. O CRM reúne em um só lugar quem deve ser contatado e quando, qual orçamento está aguardando resposta e qual cliente precisa de atenção.
- Qual é o critério mais importante ao escolher um CRM?
- Ser simples o bastante para a equipe usar de verdade todos os dias. O que deve pesar não é a quantidade de recursos, e sim se a ferramenta agiliza o trabalho diário e se você consegue importar e exportar seus dados.
- Um CRM gratuito é suficiente?
- Para equipes muito pequenas, no começo, sim. Planos gratuitos costumam limitar o número de usuários e de clientes; por isso é importante haver um caminho claro para um plano maior conforme a equipe cresce.