Los 7 informes de ventas del CRM que debes revisar cada mes

Las pantallas de informes suelen comportarse como un almacén de datos: muchas cifras, muchos gráficos y poco significado. Un buen informe, en cambio, responde con claridad a una pregunta concreta. Tan importante es poder contestar «¿cuánto hemos vendido este mes?» como «¿a qué cliente estamos a punto de perder?».

Los siete informes siguientes bastan para dirigir la reunión mensual de un equipo de ventas pequeño o mediano. Cada uno desemboca en una decisión.

1. Embudo de ventas

¿Cuántas oportunidades y de qué importe hay esperando en cada etapa? El embudo es la fotografía del trabajo que tiene delante el equipo. Si las oportunidades se acumulan en una etapa, ahí hay un cuello de botella: quizá los presupuestos se quedan sin respuesta o la negociación se atasca. Seguir la caída entre etapas te muestra dónde pierdes.

2. Rendimiento mensual de presupuestos

¿Cuántos presupuestos se enviaron cada mes, cuántos se aceptaron y cuántos se rechazaron? La tasa de aceptación es uno de los indicadores más honestos de la salud de tu proceso de ventas. Si baja, conviene revisar los precios, la calidad de los presupuestos o el tipo de cliente al que te diriges.

3. Ventas por cliente

¿Qué parte de tus ingresos viene de cada cliente? Si dependes demasiado de unos pocos, perder uno supone un riesgo serio. Este informe también te permite conocer a tus clientes más valiosos para dedicarles una atención especial.

4. Ventas por producto y servicio

¿Qué conceptos destacan en los presupuestos aceptados? Comparar un producto que se vende mucho pero con poco margen con un servicio que se vende poco pero es rentable te indica en cuál conviene invertir.

5. Clientes inactivos

¿Qué clientes activos llevan mucho tiempo sin que nadie los atienda? Este informe te permite detectar a tiempo relaciones que están a punto de perderse. Repartir la lista entre el equipo y conseguir que se llame a esos clientes durante el mes es una fuente de ingresos de bajo coste.

6. Proyectos y actividades atrasados

Los proyectos cuya fecha de cierre prevista ya pasó pero siguen abiertos delatan previsiones poco realistas o tareas olvidadas. Del mismo modo, las actividades vencidas y sin completar muestran la carga y la disciplina del equipo.

7. Listas de clientes y de productos

La lista actualizada de clientes y la lista de precios son informes «operativos» que sirven al instante. Para enviar una lista de precios a un cliente o sacar los clientes de una zona bastan unos minutos.

Cómo llevar los informes a la reunión

• Antes de la reunión, exporta los informes en Excel o PDF para no tener que compartir pantalla.
• Define una única decisión para cada informe (por ejemplo, «este mes llamaremos a estos 10 clientes»).
• Revisa los mismos informes cada mes en el mismo orden; para ver la tendencia hace falta constancia.
• Crea un ritmo regular, no algo puntual: reunión mensual y un vistazo semanal rápido.

Mantén los datos al día para confiar en el informe

Incluso el mejor informe da conclusiones erróneas con datos incompletos. Mantener actualizada la etapa de las oportunidades, marcar el estado de los presupuestos y cerrar las actividades como completadas determina la fiabilidad de los informes. Cuando estos hábitos se adquieren, los informes cobran sentido por sí solos.

En la página de Informes de FieldCo CRM encontrarás estos informes ya preparados, podrás acotarlos con filtros como el periodo y el estado y descargar los resultados en Excel o PDF.