हर महीने देखने लायक 7 CRM सेल्स रिपोर्ट
रिपोर्ट बहुत हैं, समय कम है। छोटी टीम को हर महीने कौन-सी सात सेल्स रिपोर्ट देखनी चाहिए, वे किस सवाल का जवाब देती हैं और उन्हें कैसे पढ़ें, यहाँ बताया गया है।
FieldCo CRM टीम · प्रकाशित: · 3 मिनट में पढ़ें
रिपोर्ट स्क्रीन अक्सर डेटा के गोदाम जैसी होती हैं: बहुत सारी संख्याएँ, बहुत सारे ग्राफ़, मतलब कम। जबकि अच्छी रिपोर्टिंग किसी ख़ास सवाल का साफ़ जवाब देती है। 'इस महीने कितना बेचा?' जितना ही 'किस ग्राहक को खोने वाले हैं?' का जवाब भी रिपोर्ट से मिलना चाहिए।
नीचे की सात रिपोर्ट छोटी और मध्यम आकार की सेल्स टीम की मासिक बैठक चलाने के लिए काफ़ी हैं। हर एक किसी फ़ैसले से जुड़ती है।
1. सेल्स फ़नल
किस चरण में कितने अवसर और कितनी राशि इंतज़ार कर रही है? फ़नल टीम के सामने पड़े काम की तस्वीर है। किसी चरण में अवसर जमा हो रहे हों, तो वहाँ रुकावट है: शायद कोटेशन बिना जवाब पड़े हैं, या मोलभाव में बात अटकी है। चरणों के बीच गिरावट पर नज़र रखने से पता चलता है कि आप कहाँ खो रहे हैं।
2. मासिक कोटेशन प्रदर्शन
हर महीने कितने कोटेशन दिए गए, कितने स्वीकार हुए और कितने अस्वीकार? स्वीकृति दर आपकी बिक्री प्रक्रिया की सेहत बताने वाले सबसे ईमानदार संकेतकों में से एक है। दर गिर रही हो, तो कीमत, कोटेशन की गुणवत्ता या लक्षित ग्राहक वर्ग की समीक्षा होनी चाहिए।
3. ग्राहक के हिसाब से बिक्री
आपकी आय का कितना हिस्सा किस ग्राहक से आता है? अगर आप कुछ ही ग्राहकों पर बहुत निर्भर हैं, तो उनमें से एक के जाने पर गंभीर जोखिम पैदा होता है। यह रिपोर्ट आपके सबसे कीमती ग्राहकों को पहचानकर उन पर विशेष ध्यान देने में भी मदद करती है।
4. उत्पाद और सेवा के हिसाब से बिक्री
स्वीकृत कोटेशन में कौन-सी मदें आगे हैं? बहुत बिकने वाले पर कम मार्जिन वाले उत्पाद और कम बिकने वाली पर मुनाफ़े वाली सेवा की तुलना बताती है कि निवेश किसमें करना है।
5. निष्क्रिय ग्राहक
कौन-से सक्रिय ग्राहक हैं जिन पर लंबे समय से किसी ने ध्यान नहीं दिया? यह रिपोर्ट खोने की कगार पर पहुँचे रिश्तों को जल्दी पहचानने में मदद करती है। सूची को टीम में बाँटकर महीने के भीतर फ़ोन करवाना आय का कम खर्च वाला ज़रिया है।
6. देर हो चुके प्रोजेक्ट और गतिविधियाँ
जिन प्रोजेक्ट की अपेक्षित समापन तारीख निकल चुकी है पर जो अब भी खुले हैं, वे या तो अव्यावहारिक अनुमानों के या भूले हुए कामों के संकेत हैं। इसी तरह समय निकल जाने पर भी पूरी न हुई गतिविधियाँ टीम के बोझ और अनुशासन को दिखाती हैं।
7. ग्राहक और उत्पाद सूचियाँ
ताज़ा ग्राहक सूची और मूल्य सूची सीधे काम आने वाली 'ऑपरेशनल' रिपोर्ट हैं। किसी ग्राहक को मूल्य सूची भेजनी हो या किसी इलाके के ग्राहकों की सूची निकालनी हो, तो कुछ मिनट काफ़ी हैं।
रिपोर्ट को बैठक तक कैसे ले जाएँ?
- बैठक से पहले रिपोर्ट को एक्सेल या PDF में निकाल लें; स्क्रीन शेयर करने की ज़रूरत न पड़े।
- हर रिपोर्ट के लिए एक फ़ैसला तय करें (जैसे 'इस महीने इन 10 ग्राहकों को फ़ोन करेंगे')।
- रुझान देखने के लिए हर महीने वही रिपोर्ट उसी क्रम में देखें; इसके लिए निरंतरता चाहिए।
- एक बार की जगह नियमित लय बनाएँ: मासिक बैठक, साप्ताहिक छोटी नज़र।
रिपोर्ट पर भरोसे के लिए डेटा ताज़ा रखें
सबसे अच्छी रिपोर्ट भी अधूरे डेटा के साथ गलत नतीजा देती है। अवसरों का चरण अद्यतन रखना, कोटेशन की स्थिति चिह्नित करना और गतिविधियों को पूर्ण के रूप में बंद करना रिपोर्ट की विश्वसनीयता तय करता है। ये आदतें बन जाएँ, तो रिपोर्ट अपने-आप सार्थक हो जाती हैं।
FieldCo CRM के रिपोर्ट पेज पर आप इनमें से तैयार रिपोर्ट पा सकते हैं, अवधि और स्थिति जैसे फ़िल्टर से उन्हें सीमित कर सकते हैं और नतीजे एक्सेल या PDF के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
- छोटी सेल्स टीम को कौन-सी रिपोर्ट देखनी चाहिए?
- सेल्स फ़नल, मासिक कोटेशन प्रदर्शन (स्वीकृति दर), ग्राहक के हिसाब से बिक्री और निष्क्रिय ग्राहक रिपोर्ट ज़्यादातर छोटी टीमों के लिए सबसे कीमती चार संकेतक हैं।
- स्वीकृति दर कैसे निकालते हैं?
- स्वीकृत कोटेशन की संख्या को दिए गए (ड्राफ़्ट के अलावा) कोटेशन की संख्या से भाग देकर। अवधि और मुद्रा के हिसाब से देखने पर रुझान ज़्यादा साफ़ दिखता है।
- क्या मैं CRM रिपोर्ट एक्सेल में ले सकता हूँ?
- हाँ। कई CRM रिपोर्ट को एक्सेल और PDF में एक्सपोर्ट करने देते हैं; इससे बैठकों और साझा करने में इन्हें आसानी से इस्तेमाल किया जा सकता है।