প্রতি মাসে যে ৭টি CRM সেলস রিপোর্ট দেখা উচিত
রিপোর্ট অনেক, সময় কম। ছোট টিমের প্রতি মাসে যে সাতটি সেলস রিপোর্ট দেখা উচিত, সেগুলো কোন প্রশ্নের উত্তর দেয় এবং কীভাবে পড়তে হয়, এখানে বলা হলো।
FieldCo CRM টিম · প্রকাশিত: · পড়তে 2 মিনিট
রিপোর্টের স্ক্রিন অনেক সময় ডেটার গুদামের মতো আচরণ করে: অনেক সংখ্যা, অনেক গ্রাফ, কম অর্থ। অথচ ভালো রিপোর্টিং একটি নির্দিষ্ট প্রশ্নের স্পষ্ট উত্তর দেয়। 'এ মাসে কত বিক্রি হলো?' যেমন, তেমনি 'কোন গ্রাহককে হারাতে বসেছি?' প্রশ্নেরও উত্তর রিপোর্ট থেকে মেলা উচিত।
নিচের সাতটি রিপোর্ট ছোট ও মাঝারি সেলস টিমের মাসিক মিটিং চালাতে যথেষ্ট। প্রতিটি একটি সিদ্ধান্তের সঙ্গে যুক্ত।
১. সেলস ফানেল
কোন ধাপে কয়টি সুযোগ আর কত টাকার অঙ্ক অপেক্ষায় আছে? ফানেল হলো টিমের সামনে থাকা কাজের ছবি। কোনো ধাপে সুযোগ জমে গেলে সেখানে জট আছে: হয়তো কোটেশনের উত্তর আসছে না, কিংবা দরদামে আটকে আছে। এক ধাপ থেকে আরেক ধাপে পতন লক্ষ করলে বোঝা যায় কোথায় হারাচ্ছেন।
২. মাসিক কোটেশন পারফরম্যান্স
প্রতি মাসে কয়টি কোটেশন দেওয়া হলো, কয়টি গৃহীত হলো, কয়টি বাতিল? গৃহীত হওয়ার হার বিক্রয় প্রক্রিয়ার স্বাস্থ্যের সবচেয়ে সৎ সূচকগুলোর একটি। হার কমলে মূল্যনির্ধারণ, কোটেশনের মান বা টার্গেট গ্রাহকগোষ্ঠী নতুন করে দেখা দরকার।
৩. গ্রাহকভিত্তিক বিক্রি
আপনার আয়ের কতটা কোন গ্রাহক থেকে আসছে? হাতে গোনা কয়েকজন গ্রাহকের ওপর অতিনির্ভর হলে একজন চলে গেলেই বড় ঝুঁকি তৈরি হয়। এই রিপোর্টে সবচেয়ে মূল্যবান গ্রাহকদের চিনে তাঁদের বিশেষ মনোযোগ দেওয়াও সম্ভব হয়।
৪. পণ্য ও সেবাভিত্তিক বিক্রি
গৃহীত কোটেশনে কোন আইটেমগুলো এগিয়ে? বেশি বিক্রি হয় কিন্তু মার্জিন কম এমন পণ্যের সঙ্গে কম বিক্রি হয় কিন্তু লাভজনক সেবার তুলনা দেখায় কোনটিতে বিনিয়োগ করবেন।
৫. নিষ্ক্রিয় গ্রাহক
অনেকদিন কেউ খোঁজ নেননি এমন সক্রিয় গ্রাহক কারা? এই রিপোর্ট হারাতে বসা সম্পর্ক আগেভাগে ধরতে সাহায্য করে। তালিকাটি টিমের মধ্যে ভাগ করে মাসের মধ্যে ফোন করানো কম খরচের আয়ের উৎস।
৬. দেরি হওয়া প্রকল্প ও অ্যাক্টিভিটি
প্রত্যাশিত সমাপ্তির তারিখ পেরিয়ে গেছে অথচ এখনও খোলা, এমন প্রকল্প হয় অবাস্তব পূর্বাভাসের, নয়তো ভুলে যাওয়া কাজের লক্ষণ। একইভাবে সময় পেরিয়ে গেছে কিন্তু শেষ হয়নি এমন অ্যাক্টিভিটি টিমের কাজের চাপ ও শৃঙ্খলা বোঝায়।
৭. গ্রাহক ও পণ্যের তালিকা
হালনাগাদ গ্রাহক তালিকা ও দামের তালিকা সরাসরি কাজে লাগে এমন 'অপারেশনাল' রিপোর্ট। কোনো গ্রাহককে দামের তালিকা পাঠাতে বা কোনো এলাকার গ্রাহকদের বের করতে কয়েক মিনিটই যথেষ্ট।
রিপোর্ট মিটিংয়ে নেবেন কীভাবে?
- মিটিংয়ের আগে রিপোর্টগুলো Excel বা PDF হিসেবে নামিয়ে নিন; স্ক্রিন শেয়ার করতে না হয়।
- প্রতিটি রিপোর্ট থেকে একটিমাত্র সিদ্ধান্ত ঠিক করুন (যেমন 'এ মাসে এই ১০ জন গ্রাহককে ফোন করব')।
- প্রতি মাসে একই রিপোর্ট একই ক্রমে দেখুন; ধারা বুঝতে ধারাবাহিকতা দরকার।
- একবার নয়, নিয়মিত ছন্দ গড়ুন: মাসিক মিটিং, সাপ্তাহিক ছোট নজর।
রিপোর্টে ভরসা রাখতে ডেটা হালনাগাদ রাখুন
সেরা রিপোর্টও অসম্পূর্ণ ডেটায় ভুল ফল দেয়। সুযোগের ধাপ হালনাগাদ রাখা, কোটেশনের অবস্থা চিহ্নিত করা এবং অ্যাক্টিভিটি শেষ হলে 'সম্পন্ন' করে দেওয়া রিপোর্টের নির্ভরযোগ্যতা ঠিক করে। এই অভ্যাসগুলো গড়ে উঠলে রিপোর্ট নিজে থেকেই অর্থপূর্ণ হয়ে ওঠে।
FieldCo CRM-এর রিপোর্ট পেজে এই রিপোর্টগুলোর তৈরি সংস্করণ পাবেন; সময়কাল ও স্ট্যাটাসের মতো ফিল্টারে ফলাফল সীমিত করে Excel বা PDF হিসেবে নামিয়ে নিতে পারবেন।
সচরাচর জিজ্ঞাসা
- ছোট সেলস টিমের কোন রিপোর্টগুলো দেখা উচিত?
- সেলস ফানেল, মাসিক কোটেশন পারফরম্যান্স (গৃহীত হওয়ার হার), গ্রাহকভিত্তিক বিক্রি এবং নিষ্ক্রিয় গ্রাহক রিপোর্ট বেশিরভাগ ছোট টিমের জন্য সবচেয়ে মূল্যবান চারটি সূচক।
- গৃহীত হওয়ার হার কীভাবে হিসাব করা হয়?
- গৃহীত কোটেশনের সংখ্যাকে দেওয়া (খসড়া নয়) কোটেশনের সংখ্যা দিয়ে ভাগ করে পাওয়া যায়। সময়কাল ও মুদ্রা ধরে নজর রাখলে ধারা আরও স্পষ্ট হয়।
- CRM রিপোর্ট কি Excel হিসেবে নামানো যায়?
- হ্যাঁ। অনেক CRM রিপোর্ট Excel ও PDF হিসেবে এক্সপোর্ট করতে দেয়; ফলে মিটিং ও শেয়ারিংয়ে সহজে ব্যবহার করা যায়।