ফিল্ড টিমের জন্য মোবাইল CRM: মাঠে থাকাকালীন কোন কাজ ফোনে করা উচিত?

ফিল্ড ও সার্ভিস টিম দিনের বড় অংশ গ্রাহকের জায়গায় কাটায়। সকালে অফিস থেকে বেরোনো প্রতিনিধি সন্ধ্যা পর্যন্ত কম্পিউটারের সামনে নাও ফিরতে পারেন। এই টিমগুলোর জন্য CRM-এর ডেস্কটপ সাফল্য যথেষ্ট নয়: মাঠেও কাজে লাগে এমন দ্রুত মোবাইল অভিজ্ঞতা দরকার।

তবে মোবাইল CRM-এর সবচেয়ে সাধারণ ভুল হলো ওয়েব অ্যাপের প্রতিটি ফিচার ছোট স্ক্রিনে ঢোকানোর চেষ্টা। ভালো মোবাইল অ্যাপ মাঠের সীমিত সময়ে যে কাজগুলো সবচেয়ে বেশি লাগে সেগুলো দ্রুত করিয়ে দেয়।

মাঠে যে কাজগুলো ফোনে করা উচিত

১. দিনের এজেন্ডা দেখা

পরের অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়, ঠিকানা আর কী কাজে যাওয়া হচ্ছে তা এক নজরে দেখা যাওয়া উচিত। ফোন থেকে ম্যাপে যাওয়া, গ্রাহককে ফোন করা বা বার্তা পাঠানো কয়েকটি ট্যাপেই সম্ভব হওয়া চাই।

২. গ্রাহকের তথ্য তৎক্ষণাৎ পাওয়া

গ্রাহকের দরজায় পৌঁছানোর আগে শেষ আলাপ কী ছিল, কোন কোটেশন অপেক্ষায় আছে এবং যোগাযোগকারী ব্যক্তি কে, তা দেখে নিতে পারলে আলাপের মান বদলে যায়। 'গতবার আমরা কী কথা বলেছিলাম?' প্রশ্নটি উত্তরহীন রাখবেন না।

৩. আলাপের পর অ্যাক্টিভিটি যোগ করা

নোট লিখতে হয় একেবারে তাজা অবস্থায়। গ্রাহকের কাছ থেকে বেরিয়েই একটি অ্যাক্টিভিটি যোগ করা এবং পরবর্তী পদক্ষেপ তারিখসহ লিখে রাখা, সন্ধ্যায় অফিসে আধখানা মনে থাকা নোটের চেয়ে অনেক নির্ভুল।

৪. কোটেশনের অবস্থা দেখা ও হালনাগাদ করা

গ্রাহক সামনে বসেই 'আপনার কোটেশন আমরা নিচ্ছি' বললে তা সঙ্গে সঙ্গে চিহ্নিত করতে পারলে রেকর্ড সঠিক থাকে এবং অফিস দ্রুত কাজে নামতে পারে। মাঠে নতুন কোটেশনের খসড়া বানানোও একটি ঘনঘন প্রয়োজন।

৫. বোর্ড থেকে সেলস পাইপলাইন দেখা

ম্যানেজার বা প্রতিনিধি ফোন থেকে কানবান বোর্ড দেখে কোনো সুযোগকে পরের ধাপে সরিয়ে দিতে পারবেন, এমনটাই হওয়া উচিত। মিটিংয়ে বা পথে দ্রুত অবস্থা যাচাইয়ে বোর্ড আদর্শ।

ফোনের নয়, ওয়েবের কাজ

পেমেন্টের তথ্য, প্যাকেজ বদল, ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা ও সিস্টেম সেটিংয়ের মতো স্পর্শকাতর কাজ ছোট স্ক্রিনে, ভিড়ের মধ্যে করা উচিত নয়। এই কাজগুলো ওয়েবে থাকলে ভুল ও নিরাপত্তা-ঝুঁকি দুটোই কমে। মোবাইল অ্যাপের পরিধি ইচ্ছা করে সীমিত রাখা কোনো ঘাটতি নয়, একটি ডিজাইন-সিদ্ধান্ত।

মোবাইলে নিরাপত্তা কেন গুরুত্বপূর্ণ?

ফোন হারাতে পারে বা চুরি হতে পারে; গ্রাহকের তথ্যও মূল্যবান। ভালো মোবাইল CRM ব্যবসায়িক ডেটা ডিভাইসে স্থায়ীভাবে রাখে না, সেশন নিরাপদে সুরক্ষিত রাখে এবং স্ক্রিনশটের মতো ফাঁসের পথ সীমিত করে। লগআউট করলে ডিভাইসে কোনো ব্যবসায়িক ডেটা থাকা উচিত নয়।

মোবাইল CRM বাছাইয়ের সময় যে প্রশ্নগুলো করবেন

• এজেন্ডা ও গ্রাহকের কার্ড অনলাইনে লোড হয় কি, ধীর ইন্টারনেটেও কি ব্যবহার করা যায়?
• নতুন অ্যাক্টিভিটি ও নোট যোগ করতে কয়টি ট্যাপ লাগে?
• অনুমতিগুলো কি ওয়েবের মতোই; কর্মী কি শুধু যা দেখা দরকার তাই দেখেন?
• ভাষা, তারিখ ও মুদ্রা কি অঞ্চল অনুযায়ী সঠিক দেখায়?
• ডেটা কি ডিভাইসে সংরক্ষিত হয়, সেশন কীভাবে সুরক্ষিত থাকে?

FieldCo CRM-এর মোবাইল অ্যাপ Android ও iOS-এর জন্য তৈরি হচ্ছে এবং স্টোরে প্রকাশ করা হবে। অ্যাপটি সারাংশ স্ক্রিন, প্রকল্প ও কানবান, এজেন্ডা, কোটেশন এবং গ্রাহকের মতো মাঠে ঘনঘন হওয়া কাজে মনোযোগ দিচ্ছে; পেমেন্ট, প্ল্যান ও সেটিংয়ের মতো ব্যবস্থাপনার কাজ ওয়েবেই থাকছে। ব্যবসায়িক ডেটা ডিভাইসে সংরক্ষিত হয় না এবং ওয়েবের অনুমতির নিয়মগুলোই হুবহু প্রযোজ্য।